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Sekretariatsdienst im Fokus - Was Sie erwarten dürfen

Sekretariatsdienst

Ein Sekretariatsdienst übernimmt einige der wichtigsten Aufgaben eines klassischen Sekretariates - allerdings aus der Ferne. Man kann und sollte den Sekretariatsdienst als verlängerten Arm des eigenen Personals oder - wenn kein eigenes Personal mit Sekretariatsaufgaben vorhanden ist - als persönliche Assistenz im Hintergrund begreifen.
Die wohl wichtigste und oftmals unterschätzte Aufgabe des Sekretariatsdienstes liegt in der Anruferbetreuung. Wir alle verbringen viel Zeit am Telefon und fragen uns oft am Ende des Tages, wo die ganze Zeit geblieben ist und warum wir weniger geschafft haben, als wir uns vorgenommen hatten. Kleine Unterbrechungen wie z.B. ein kurzes Telefonat haben hier viel Einfluss und schaden der Effizienz enorm.

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Irgendwann erkennen wir dann häufig, dass die vielen vermeintlich kleinen Aufgaben wie die Terminabsprache, das Versenden von ersten Informationsmaterialien und das Abwimmeln von Vertretern etc. nicht mehr selbst erledigt werden können. Dann stellen wir typischerweise Personal ein. Doch wir vergessen, dass diese neuen Mitarbeiter mit ihren Aufgaben häufig gar nicht ausgelastet sind. Und schon geht viel Geld verloren, das ein Sekretariatsdienst gespart hätte.

Die Beschäftigung mit einem Sekretariatsdienst und dessen Leistungen und Preisen wirft schnell die grundsätzliche Frage auf, ob es immer nötig ist, gleich eigenes Personal einzustellen, um die vorhandenen Mitarbeiter zu entlastet. ebuero kann diese Frage aus eigener Erfahrung ganz klar verneinen. Ein Sekretariatsdienst ist die ideale Ergänzung vorhandenen Personals z.B. in Rand- oder Spitzenzeiten, bei Urlaub oder Krankheit, ist flexibel und bedarfsgerecht einsetzbar und verursacht vor allem nur einen Bruchteil der Kosten eines eigenen Sekretariates. Und die Integration eines Sekretariatsdienstes ist ganz einfach!

Bevor Sie sich also Hals über Kopf in die Suche geeigneten Sekretariatspersonals stürzen, ist ein Sekretariatsdienst immer eine Überlegung wert. Denn folgende Leistungen kann ebuero Ihnen schon zum kleinen Preis anbieten:

  • Anrufannahme in Ihrem Firmennamen
  • Vertreter werden auf den Schriftweg verwiesen
  • Anrufer die Sie als VIPs definieren, werden direkt durchgestellt
  • Versenden von Informationsmaterial
  • Terminvereinbarung
  • Diktatservice
  • Bestellannahme
  • uvm.

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