Virtuelles Sekretariat

Was ist ein virtuelles Sekretariat und für wen ist es geeignet?

Über schnelles Wachstum freut sich jedes Unternehmen. Jedoch ist es für kleine und mittelständische Unternehmen oft schwierig, die gleichzeitig wachsenden Aufgabenbereiche abzudecken. Plötzlich nehmen anfallende Büro- und Verwaltungstätigkeiten einen Großteil des Arbeitsalltags ein, worunter das Kerngeschäft leiden kann. Ein virtuelles Sekretariat kann hier Abhilfe schaffen.

Was ist ein virtuelles Sekretariat? Das virtuelle Sekretariat spezialisiert sich hauptsächlich auf das Outsourcing kaufmännischer Aufgaben. Je nach Anbieter kann ein virtuelles Sekretariat sämtliche Aufgaben eines Sekretärs oder einer Sekretärin übernehmen.

Wir fassen im Folgenden alle Informationen zum Thema virtuelles Sekretariat zusammen und stellen für Sie Vor- und Nachteile gegenüber. Damit Sie die passenden virtuellen Sekretär:innen für Ihr Unternehmen finden, haben wir Ihnen eine Liste mit wichtigen Kriterien für Ihre Suche zusammengestellt.

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Virtuelles Sekretariat – was ist das und wer profitiert davon?


Bei einem virtuellen Sekretariat handelt es sich um einen Büroservice, der Sie bei anfallenden Büroarbeiten unterstützt und diese zum Teil komplett übernimmt. Ziel ist es, Zeit raubende Tätigkeiten gezielt outzusourcen, damit Sie sich intensiv um die Kernaufgaben in Ihrem Unternehmen kümmern können.

Professionelle Anbieter dieses Büroservices setzen erfahrene und geschulte Mitarbeiter:innen ein, die sensibel mit den zugeteilten Aufgaben umgehen. Dank ihrer Unterstützung profitieren Sie von einer positiven Außenwirkung. Denn dass unter Ihrer Rufnummer immer jemand persönlich erreichbar ist, schätzen sowohl  Kund:innen als auch Geschäftspartner:innen sehr. 

Virtuelle Büros mit einem integrierten Telefonservice haben ihren Sitz oft in sogenannten Business Centern oder arbeiten aus der Selbstständigkeit heraus im Home-Office. Bei einem Anbieter aus dem Business Center können Sie von weiteren Leistungen profitieren, auf die wir später genauer eingehen werden.


Der Einsatz virtueller Sekretär:innen verringert neben Ihren Personalkosten auch Ihren persönlichen Aufwand für die Annahme von ablenkenden Telefonaten und vergleichbaren Bürotätigkeiten. Zusätzlich besteht für Sie die Möglichkeit, die in Anspruch genommenen Leistungen steuerlich geltend zu machen.

Wer profitiert von einem virtuellen Sekretariat?

Beim Einsatz eines virtuellen Sekretariats gibt es kaum Einschränkungen. Primär bietet sich der Service für Unternehmer, Freiberufler, Verbände, Vereine und Privatpersonen an. Kleine bis mittelständische Unternehmen profitieren von der mitgebrachten Erfahrung und dem Netzwerk des Anbieters, während große Unternehmen zum Teil Kosten für komplette Abteilungen einsparen können. Durch flexible Vertragslaufzeiten und Abrechnung nach tatsächlichem Einsatz lohnt sich ein virtuelles Sekretariat auch dann, wenn Sie noch nicht genau wissen, wie viel Büroarbeit auf Sie zukommt.

Welche Leistungen bietet ein virtuelles Sekretariat an?

Die angebotenen Leistungen eines virtuellen Sekretariats gehen deutlich über die klassischen Büroaufgaben hinaus. Der genaue Umfang des Angebotes kann unter den Anbietern stark variieren.

Entscheiden Sie sich für einen Anbieter mit Sitz in einem Business Center, können Sie von zusätzlichen Leistungen profitieren, die Ihrem Unternehmen zu einer hervorragenden Außenwirkung verhelfen.

Folgende Leistungen gehören zum Angebot moderner Büroservice-Dienstleister:

  • TelefonserviceVirtuelle Sekretär:innen nehmen eingehende Anrufe entgegen, während Sie verhindert sind.
  • Outbound-Telefonie: Mitarbeiter:innen des virtuellen Sekretariats rufen Neukunden an und vereinbaren Ersttermine.
  • Kleinere Beratungen: Der Büroservice beantwortet Standardfragen Ihrer Kund:innen nach Ihren Vorgaben und stellt Informationen bereit.
  • Postannahme: Virtuelle Sekretär:innen mit Sitz in einem Business Center bieten häufig auch eine Postverwaltung an.
  • Schreibarbeiten (Buchhaltung, Lektorat)
  • Büroorganisation
  • Datenpflege
  • E-Mail-Arbeiten
  • Bestellaufgaben und Bestellannahmen
  • Produktberatungen

Das virtuelle Sekretariat übernimmt klassische Büroaufgaben. Neben dem Telefonservice und der Terminplanung zählen hierzu auch das Beantworten und Sortieren von E-Mails, Verwaltungstätigkeiten und Assistenzaufgaben. Nutzen Sie zusätzlich das Leistungsangebot eines Business Centers, bereiten die Mitarbeiter:innen anstehende Meetings in hauseigenen Räumlichkeiten vor.

Telefonservice

Die Hauptaufgabe des virtuellen Sekretariats ist der Telefonservice. Ihr virtueller Sekretär oder Ihre Sekretärin nimmt eingehende Anrufe entgegen und sorgt so für die uneingeschränkte Erreichbarkeit Ihres Unternehmens.

Durch Globalisierung und Digitalisierung ist die moderne Welt von Geschwindigkeit und Flexibilität geprägt. Anrufer:innen wollen meist unverzüglich Antworten auf Ihre Fragen erhalten. Sind Sie allerdings nur eingeschränkt erreichbar, kann das dazu führen, dass sich potenzielle Kund:innen für die Konkurrenz entscheiden.

Mit einem virtuellen Sekretariat sind Sie auch dann ständig erreichbar, wenn Sie selbst durch Meetings oder Geschäftsreisen telefonisch verhindert sind. Sie profitieren von einer professionellen Außenwirkung und zufriedenen Kunden. Ihr virtueller Sekretär oder Ihre virtuelle Sekretärin notiert wichtige Informationen und lässt sie Ihnen in Echtzeit zukommen, so dass Sie stets auf dem aktuellen Stand bleiben.


Postadresse

Befindet sich der Anbieter Ihres virtuellen Büros in einem Business Center, profitieren Sie unter Umständen von einer Postverwaltung. Dabei handelt es sich um ein professionelles Postfach, das durch den Büroservice verwaltet wird. Der Dienstleister nimmt Ihre Post entgegen, sortiert sie und leitet wichtige Briefe direkt an Sie weiter. Dieser Service sorgt für eine hohe Zeitersparnis und gleichzeitig dafür, dass Ihnen weder Termine noch Rechnungen entgehen. Darüber hinaus erhalten Sie mit einer hier gemieteten Postadresse die Chance auf mehr Distanz zwischen Arbeits- und Privatleben.

Geschäftsadresse

Im Idealfall kombiniert der Anbieter virtueller Sekretariate seinen Büroservice mit der Option, vor Ort eine repräsentative Geschäftsadresse zu mieten. Entsprechend der Lage kann eine solche Geschäftsanschrift für mehr Sichtbarkeit Ihres Unternehmens sowie eine verbesserte Außenwirkung sorgen. Nach Erfüllung bestimmter Auflagen ist auch ein Eintrag ins Handelsregister möglich.


Bürovermietung

Befindet sich Ihr virtuelles Sekretariat in einem Business Center, steht Ihnen gegebenenfalls die Möglichkeit offen, flexibel zusätzliche Räumlichkeiten anzumieten. Der Fokus liegt hier tatsächlich auf der Flexibilität: Denn Sie mieten Konferenz- oder Büroräume einfach nach Bedarf – für wenige Stunden, Tage oder auch einmal Wochen. Ganz wie Sie mögen und es Ihr Projekt erfordert. Dabei profitieren Sie ebenfalls von einer ansprechenden Lage und der professionellen Unterstützung durch das Service-Personal vor Ort.

Welche Kriterien muss ich bei der Suche beachten?

Sie möchten einen virtuellen Sekretär oder eine virtuelle Sekretärin beauftragen? Dann finden Sie hier die wichtigsten Anforderungen an ein virtuelles Sekretariat. Sofern Sie diese Kriterien berücksichtigen, steht einer erfolgreichen Zusammenarbeit nichts mehr im Weg.

1. Transparente Preise: Es ist ein gutes Zeichen, wenn der Anbieter die Preise seiner Leistungen klar und offen kommuniziert. So vermeiden Sie finanzielle Einbußen durch versteckte Kosten.

2. Flexible Verträge: Vermeiden Sie bindende Verträge! Professionelle Anbieter von Büroservices setzen auf flexible Buchungs- und Mietverträge.

3. Flexibilität des Unternehmens: Das virtuelle Sekretariat sollte schnell einsetzbar und flexibel erweiterbar sein. Ziel ist ein Sekretariat, das stets Ihren Anforderungen und Ihrer Auftragslage folgt. 

4. Erfüllung sprachlicher Anforderungen: Betreuen Sie ausländische Kund:innen oder Geschäftspartner:innen? Dann sollten Sie auf die Mehrsprachigkeit Ihres virtuellen Sekretärs oder Ihrer virtuellen Sekretärin achten.

5. Zusatzleistungen: Lassen Sie sich genau über mögliche Zusatzleistungen wie Poststelle, Inkasso und Ähnliches beraten.

6. Allgemeiner Auftritt: Achten zugunsten des richtigen Anbieters sowohl auf dessen Webauftritt als auch auf Ihr Gefühl beim ersten Telefonkontakt. 

7. Unternehmensgröße: Hinterfragen Sie die Unternehmensgröße. Kann Ihr virtuelles Sekretariat Sie auch dann noch vollumfänglich unterstützen, wenn Ihr Unternehmen expandiert?

ebuero – Ihr erfahrener Anbieter für den virtuellen Sekretariatsservice.


Wir von ebuero unterstützen seit 20 Jahren kleine und mittelständische Unternehmen mit unseren Serviceleistungen. Sowohl unsere virtuellen Sekretär:innen als auch unsere attraktiven Business Center stehen unsere Kund:innen das ganze Jahr über an wirtschaftlich vorteilhaften Standorten überall in Deutschland rund um die Uhr zur Verfügung. Sie finden uns in Berlin, Düsseldorf, Frankfurt am Main, Hamburg, Hannover, Köln, Nürnberg und München.

Wo und wann auch immer Sie für Ihre Kund:innen telefonisch nicht erreichbar sind: Unsere im Telefonservice geschulten Mitarbeiter:innen nehmen Ihre Anrufe nach Ihren Vorgaben entgegen. Dabei geben Sie allein vor, wie sich Ihre virtuelle Sekretärin oder Ihr virtueller Sekretär am Telefon melden und Ihren Anrufer:innen Auskunft geben sollte. Im Anschluss erhalten Sie alle Informationen des Telefonats per Service-App, SMS oder E-Mail.

Unser Ziel ist es, Unternehmen in ihrem Außenauftritt zu unterstützen und so zu schnellem schnellen Wachstum beizutragen. Denn die durch unseren Service eingesparte Zeit können Sie gewinnbringend in die Entwicklung Ihres Unternehmens stecken. 


Wenn Sie sich für unser virtuelles Sekretariat entscheiden, profitieren Sie von folgenden Leistungen:

  1. Erreichbarkeit. Unser virtuelles Sekretariat ist 365 Tage im Jahr rund um die Uhr für Ihre Anrufer:innen erreichbar – auch nachts sowie an Sonn- und Feiertagen.
  2. ebuero App. Die von uns entwickelte ebuero App läuft sowohl auf iOS- als auch auf Android-Systemen. Mit ihr steuern Sie Ihr virtuelles Sekretariat bequem über Ihr Smartphone und sehen sämtliche Informationen ein.
  3. Kalendersynchronisation. Indem Sie Ihren Kalender, und damit Ihre zeitlichen Verfügbarkeiten, mit uns teilen, erleichtern Sie unseren Mitarbeiter:innen die punktgenaue Terminvergabe. 
  4. VIP-Filterfunktion. Legen Sie einfach fest, wann und für wen Sie erreichbar sein möchten! Ihre Anrufe werden nach Ihren Vorgaben gefiltert und nur Ihre Favorit:innen zu Ihnen durchgestellt.
  5. Telefonzentrale. Damit Ihre Anrufer:innen umgehend beim passenden Ansprechpartner landen, filtern wir Ihre Anrufe nach Ihren Vorgaben – und leiten sie direkt an die richtige Stelle weiter.
  6. Mehrsprachigkeit. Durch unseren Einsatz von Muttersprachler:innen nehmen wir Ihre Anrufe auch auf Englisch, Französisch, Italienisch und Spanisch entgegen.



Sie haben offene Fragen zu uns und unseren Leistungen? Gerne sprechen wir im Rahmen unserer kostenfreien Telefonberatung ganz persönlich mit Ihnen. Oder testen Sie unseren Telefonservice einmal auf unserer Website, indem Sie auf Basis Ihrer Anforderungen und Wünsche einen Testanruf starten.

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Martin Mohrdieck | Geschäftsführer finesse Immobilien
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