Anrufbeantworter einrichten
Anrufbeantworter einrichten: Das sollten Sie berücksichtigen
Als selbstständige Unternehmerin oder freiberuflicher Unternehmer befinden Sie sich häufig in Terminen mit wichtigen Kund:innen, oder Sie akquirieren Interessent:innen als potenzielle Neukund:innen. Klar ist, dass Sie in einer solchen Situation keine eingehenden Anrufe entgegennehmen können. Damit andere Kund:innen und Interessent:innen ihr Anliegen dennoch an Sie kommunizieren können, sollten Sie sich einen Anrufbeantworter einrichten. Erfahren Sie, inwiefern Sie von einem Anrufbeantworter profitieren und welche zusätzlichen Optionen für Sie von Nutzen sein können.
Die Vorteile eines Anrufbeantworters
Wenn Sie sich einen Anrufbeantworter einrichten, können Sie hiervon in unterschiedlicher Hinsicht profitieren:
- Kommunizieren Sie Ihren Anrufer:innen genau, ab welcher Uhrzeit Sie wieder erreichbar sind. Damit ermöglichen Sie potenzielle Rückrufe.
- Nutzen Sie die Möglichkeit der Einweg-Kommunikation, indem Sie einen Ansagetext mit Informationen aktivieren. Anrufer:innen hören diesen Text ab, können Ihnen aber keine Nachrichten hinterlassen. Die Verantwortung für einen Folgeanruf liegt dann bei Ihren Kund:innen.
- Im Gegensatz hierzu können Sie auch die sogenannte Zweiweg-Kommunikation umsetzen. Zu den Grundfunktionen eines Anrufbeantworters gehört, dass dieser die Sprachnachricht der Interessent:innen elektronisch aufnimmt. Anrufer:innen hinterlassen nach einem Signalton ihre Kontaktdaten wie Rufnummer oder E-Mail-Adresse sowie den Grund ihres Anrufs. Beachten Sie jedoch, dass bei dieser Variante die Verantwortung für den Rückruf bei Ihnen liegt.
Ganz gleich, wie Sie Ihren Anrufbeantworter einrichten: Nehmen Sie jedes Anliegen Ihrer Kund:innen ernst! Planen Sie täglich feste Zeiten ein, zu denen Sie Ihren Anrufbeantworter abhören, die Angelegenheiten Ihrer Kund:innen bearbeiten und diese auch zurückrufen. Zu einem guten Management gehört, dass Sie Kund:innen, deren Anruf Sie verpasst haben, direkt im Anschluss an einen Termin kontaktieren.
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Welche Anrufbeantworter können Sie einrichten
Wenn Sie einen Anrufbeantworter in Ihre Arbeit integrieren möchten, können Ihnen unterschiedliche Ausführungen begegnen.
- Heute wird nur noch sehr selten der analoge Anrufbeantworter verwendet. Analoge Anrufbeantworter mussten zusätzlich zum Telefon eingerichtet werden.
- Durch den technischen Fortschritt haben sich demgegenüber die virtuellenAnrufbeantworter durchgesetzt. Hierbei handelt es sich um einen Speicher, der direkt im Telefon integriert ist. Der Vorteil ist, dass Sie mit diesem System mehrere Telefonanschlüsse gleichzeitig bedienen und Nachrichten per Fernabruf abfragen können. Im Sprachgebrauch sind Bezeichnungen wie Mailbox oder Mobilbox üblich.
Nachrichteninhalt für virtuelle Anrufbeantworter
Wenn Sie Ihren Anrufbeantworter einrichten, sollten Sie einige Aspekte beachten, damit Ihre Nachricht seriös wirkt. Definieren Sie einen aussagekräftigen Text, der Ihre Anrufer:innen mit allen notwendigen Informationen versorgt:
- Uhrzeiten Ihrer Erreichbarkeit,
- Zeitraum Ihrer Abwesenheit (bei Urlaub, Konferenzen, o.ä.),
- Terminvorschläge für Rückrufzeiten,
- Geben Sie ggf. Ihre E-Mail-Adresse oder weitere Kontaktkanäle an,
- Weisen Sie auf einen FAQ-Bereich innerhalb Ihrer Homepage hin, damit Anrufer:innen sich bis zu einem gewissen Grad selbst informieren können.
Hinterlegen Sie Ihre Ansage mit einer angenehmen Musik. Achten Sie darauf, dass diese GEMA-frei ist.
Alternative zum virtuellen Anrufbeantworter: Telefonservice einrichten
Besonders bei der telefonischen Neukundengewinnung ist es wichtig, dass Interessent:innen direkt mit ihren Ansprechpartner:innen verbunden sind. Auch langjährige Bestandskund:innen fühlen sich durch einen Anrufbeantworter heute nicht mehr ausreichend wertgeschätzt. Bevor Sie also einen Anrufbeantworter einrichten, sollten Sie über die Nutzung eines Telefonservice nachdenken. Aber welche Vorteile und Funktionen bietet ein Telefonservice im Vergleich zum Anrufbeantworter?
- Bei einem Telefonservice erreichen Ihre Kund:innen eine reale Person, die in Ihrem Auftrag handelt anstatt eine maschinelle Stimme.
- Haben Sie die Mitarbeiter:innen des Telefonservice entsprechend geschult, können diese Neu- bzw. Bestandskund:innen mit Informationen versorgen oder selbst Informationen und Kontaktdaten von Neukund:innen entgegennehmen.
- Die Kalendersynchronisation befähigt die Mitarbeiter:innen des Telefonservice Termine für Sie zu vereinbaren.
- Sofern Sie den Telefonsekretär:innen den Zugriff auf relevante Formulare und Dokumente gewähren, können die externen Mitarbeier:inen Sie beim Versand unterstützen.
- Mit einer sogenannten VIP-Liste machen Sie die Sekretär:innen im Telefonservice mit Ihren wichtigsten Bestandskund:innen vertraut, deren Anrufe dann automatisch zu Ihnen durchgestellt werden.
- Und last but not least: Informieren Sie Ihre Kund:innen und Interessent:innen über Ihre ganzjährige Erreichbarkeit. Lassen Sie sich also nicht nur während Ihrer Termine vertreten, sondern auch während Ihres Urlaubs.
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