papierlos

Das papierlose Büro – Der ultimative Guide

Für jedes Dokument gibt es eine elektronische Version. Bevor das Papier aus dem Drucker rutscht, haben Sie die Datei auf Ihrem Computer erstellt.

Warum machen wir uns eigentlich den Stress? Die Datei, die Information, steht ja schon bereit! Die Konvention des Papiers brauchen wir heutzutage nicht mehr. Das papierlose Büro ist die Zukunft!

Warum papierlos? 8 riesige Vorteile des papierlosen Büros!

Auf Papier zu verzichten hat mehr Vorteile, als Sie im ersten Moment vermuten.

Wir haben hier die 8 größten Vorteile zusammengefasst – und wenn Ihnen weitere einfallen, hinterlassen Sie uns gerne einen Kommentar!

daspapierlosebüro

#1 Vorteil: Kostenersparnis

Klar ist, dass Sie mit dem papierlosen Büro einiges an Papierkosten sparen. Zusätzlich kommen gesparte Druckerkosten hinzu, die je nach Unternehmensgröße schnell einen erheblichen Kostenpunkt darstellen können.

Laut ecosio verbraucht ein durchschnittlicher Büroangestellter 833 Blätter Papier in einem Monat – also fast 10.000 Blätter Papier in einem Jahr. Dies entspricht etwa 158 Euro. Bei einem Unternehmen mit 500 Mitarbeitern ergibt dies bereits eine Ausgabe von 78.863 Euro jährlich für Papier.

Aber das papierlose Büro spart weiter:

Die Aktenschränke füllen nicht mehr die Büroräume, sodass weniger Bürofläche angemietet werden muss (bzw. mehr verfügbar ist, z.B. auch für Zimmerpflanzen).

 

#2 Vorteil: Arbeitszeitersparnis

Papierlosigkeit bedeutet Effizienz. Stellen Sie sich allein den Unterschied zwischen E-Mailverkehr und Briefversand vor:

Ein Brief muss zunächst als Dokument erstellt werden. Dann wird er ausgedruckt, unterschrieben und eingetütet. Nach dem Einwurf in den Briefkasten nimmt der Brief seinen weiteren Weg. Und der dauert. Bis er geöffnet beim Adressaten auf dem Schreibtisch liegt, vergeht schier eine Ewigkeit.

Die E-Mail ist dagegen direkt da.

Dies ist nur ein Beispiel dafür, dass das digitale Büro effizienter ist. Und je effizienter das Büro, desto weniger Arbeitszeit ist notwendig. Alleine der übliche Papierstau im Drucker und der notwendige Tonerwechsel legen so manche Arbeitskraft für längere Zeit lahm.

Personalkosten können nun vermehrt auf die wirklich wertschöpfenden Tätigkeiten aufgewandt werden.

 

#3 Vorteil: Flexibilität und Mobilität

Immer mehr Arbeitnehmer arbeiten (zumindest teilweise) von zuhause aus. Und im Zeitalter der Work-Life-Balance kann man das mobile Arbeiten als verlockenden Bonus für Mitarbeiter anbieten.

Das papierlose Büro bedeutet, dass man das gesamte Büro auf dem Laptop hat. Mit der richtigen Struktur und Cloud-Diensten kann man sogar davon sprechen, das Büro in der Hosentasche zu haben – nämlich auf dem Smartphone.

Sind die Dateien erstmal digitalisiert, kann man schnell von unterwegs eine Mail schreiben (und die zugehörige Datei anfügen), das komplette Projektmanagement in Echtzeit überwachen und seine gesamte Arbeit mobil steuern.

 

#4: Effiziente Teamarbeit

Das papierlose Büro funktioniert nur mit den richtigen Tools. Und gerade für das Projektmanagement gibt es wunderbare Programme, die die Teamarbeit um ein Vielfaches effizienter machen.

Doch dies funktioniert nur, wenn alle Informationen elektronisch vorliegen.

So können Sie beispielsweise

  • schnell den „Work-in-Progress“ an ein Teammitglied schicken und Feedback einholen,
  • die Notizen aus dem Meeting unmittelbar an die Marketing-Abteilung weiterleiten,
  • mit einem Klick die gesamten Design-Entwürfe für die Website anschauen.

Teams können effizienter miteinander kooperieren. Eine zentrale Ablage ermöglicht, dass Teammitglieder stets auf die aktuellen Dateien zugreifen können.

 

#5 Vorteil: Suchfunktion statt „eine Stunde in der Aktenkammer“

Digitalisierte Dateien haben den Vorteil, dass man sie mit Suchfunktionen durchkämmen kann. Das ist der Unterschied zwischen Google und der Bibliothek.

Hat man die richtigen Cloud-Dienste installiert, reicht es, den Dateinamen in die Suchleiste einzugeben. Manche Programme wie Evernote können sogar den Text der Dateien durchkämmen und blitzschnell die relevanten Infos einholen.

 

#6 Vorteil: Zukunftssicher

Das Büro zu digitalisieren ist nicht nur ganz nett – es wird zur Notwendigkeit!

Beispielsweise müssen Anwälte Ihre Gerichtspost ab 2019 über ein elektronisches Programm einreichen, und hier sprechen wir von einer der konservativsten Branchen überhaupt.

Es ist nur eine Frage der Zeit, bis die Notwendigkeit für das digitalisierte Büro auch Ihr Unternehmen einholt. Wer früh beginnt, spart sich langfristig eine Menge Stress und sichert sich seine Wettbewerbsfähigkeit.

Zusätzlich strömen die Millenials – eine neue Generation von Mitarbeitern – auf den Arbeitsmarkt, deren Wertesystem von Freiheit und Selbstverwirklichung geprägt ist. Lifestyle ist hier das Schlagwort. Um als Arbeitgeber gute Mitarbeiter zu bekommen, sollte man mithilfe der digitalen Arbeitsformen seinen Mitarbeitern Home-Office etc. ermöglichen.

 

#7 Ordentlichkeit

Das papierlose Büro ist ordentlicher. Zugegeben: Die ein oder andere digitale Ordnerstruktur könnte ausgefeilter sein, aber wenn alles digital ist, ist zumindest das Chaos auf dem Schreibtisch bereinigt.

Es fliegt nichts rum, es liegen keine unbearbeiteten Aktenstapel auf dem Schreibtisch und der zusätzliche Platz im Büro, das vorher von Aktenschränken dominiert wurde, gibt Ihnen das Gefühl, nicht mehr eingeengt zu sein.

Die Folge? Mehr Fokus, mehr Konzentration und weniger Stress!

 

#8 Nachhaltigkeit

Ein Mitarbeiter verbraucht pro Jahr etwa 10 Millionen Tonnen Papier. Oder waren es 10.000 Blatt?

Auf jeden Fall werden eine Menge Regenwälder abgeholzt. Um ein Blatt Papier zu erzeugen, werden rund 10 Liter Wasser verbraucht (wieder ecosio).

Das papierlose Büro dagegen spart sich diese Umweltkosten und geht damit in die richtige Richtung für eine Welt, die wir unseren Kindern guten (oder zumindest besseren) Gewissens übergeben können.

 

Wo ist der Haken?

Die Vorteile des papierlosen Büros sind wirklich überwältigend! Doch wo ist der Haken?

Die gute Nachricht: Wirkliche Nachteile gibt es nicht (außer, wenn man auf Back-Ups verzichtet)! Die schlechte Nachricht ist, dass es recht viele Hürden bei der Implementierung des papierlosen Büros aus dem Weg zu räumen gilt.

Die Einführungsphase kann viel Zeit und Nerven beanspruchen, und zunächst werden Sie in einem Hybrid-Modell Ihr Unternehmen steuern – zwischen Dateien und noch nicht digitalisiertem Papier. Das digitale Büro aufzubauen ist kein Sprung, sondern ein Prozess. Und damit dieser funktioniert, benötigt es Disziplin. Zusätzlich muss der Umstieg im Unternehmen klar kommuniziert werden, und dies bestenfalls motivierend, denn manchem Arbeitnehmer mangelt es an EDV-Kenntnissen.

Am besten funktioniert der Wandel top-down, also vom Chef bzw. der Unternehmensspitze ausgehend. Diese müssend das papierlose Büro vorleben, damit auch die anderen bereit sind, den Extra-Aufwand mitzugehen.

Grundsätzlich gilt: Papierlos funktioniert nur, wenn alle mitmachen. Und das bedeutet, dass manches Unternehmen auch nicht papierlos gehen sollte! Denn wenn das Personal nur vereinzelt aus jungen, dynamischen und technikaffinen Mitarbeitern besteht, wird die Mehrheit protestieren. Manche mögen einfach Papier!

Trotzdem: Sind die Hürden der Implementierung des papierlosen Büros erstmal überwunden, kann sich Ihr Unternehmen an den immensen Vorteilen erfreuen.

 

Papierloses Büro oder papierminimiertes Büro?

Das papierlose Büro setzt einen hohen Standard: Papierlos heißt eben 0 Papier. Obwohl dies meistens auch möglich ist, gibt es einige Gründe, warum 100% papierlos eben doch nicht zielführend ist.

Denn ob papierloses oder zumindest papierminimiertes Büro – die Entwicklung zu beiden Formen bringt stets die oben genannten Vorteile mit sich.

Warum also gegebenenfalls papierminimiert statt papierlos?

  • Notizen: Nicht jeder möchte auf einem iPad Notizen machen. Und dies kann mitunter auch anstrengender sein, als wenn Sie einfach mal eben ein paar Wörter auf einen Post-it kritzeln.
  • Fehlende Kompetenz in Rechtssicherheit, beispielsweise in der Aufbewahrung von Rechnungen.
  • Gewährung von Freiräumen für Mitarbeiter, für die das papierlose Arbeiten schwierig ist.

Ob papierlos oder papierminimiert – beides sind Schritte, die Ihr Unternehmen zukunftssicher und effizient machen.

 

So gelingt die Einführung des papierlosen Büros

Leider können wir hier keine allgemeine Schritt-für-Schritt-Anleitung bieten – denn jedes Unternehmen ist anders und hat seine eigenen Herausforderungen.

Grundsätzlich gilt, wie für jeden Prozess, folgendes Grundschema:

  1. Wie machen wir es jetzt? (IST-Zustand-Analyse)

Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle ausgehenden und eingehenden Dokumente sowie über jene, die im Unternehmen hin und hergeschoben werden.

  1. Wie wollen wir es zukünftig machen? (SOLL-Zustand-Definition)

Papierminimiert oder papierlos? Welche Abteilungen oder Prozesse sollen in welchem Grad verändert werden?

  1. Konzeptentwicklung

Macht es Sinn, zunächst eine Abteilung papierlos zu machen? Oder sollte direkt alles digitalisiert werden? Wie gehen wir mit der alten Ablage um? Beauftragen wir eine Person von außerhalb damit? Wann ist der richtige Zeitpunkt für die Umstellung?

  1. Umsetzung

Bei der Umsetzung trifft man immer wieder auf Hürden, beispielsweise auf Widerstand bei einem Mitarbeiter oder Fragen zur rechtssicheren Rechnungsschreibung. Das Wichtigste ist aber, dass man überhaupt anfängt.

  1. Optimierung

Hat man die ersten Schritte getan, ist es nicht vorbei. Bis das papierlose Arbeiten sitzt, muss stets nachkorrigiert, optimiert und beobachtet werden. Letztendlich muss alles reibungslos laufen – und dies geht nur, wenn man das papierlose Büro als Prozess sieht, den man ständig verbessert. Es hilft, ein Verfahrensdokument zu erstellen, welches stets daran erinnert, wie die neuen Prozesse im Unternehmen laufen sollen. So können Mitarbeiter bei Fragen zunächst in diesem Dokument nachlesen.

 

Papierloses Büro – die zwei fundamentalen Tools für Dokumentenmanagement

Viele Tools helfen in der täglichen Arbeitsbewältigung. Häufig zu viele. Den Überblick über die Toollandschaft zu behalten schafft man heute kaum noch. Deswegen sind hier die 2 fundamentalen Tools, die auf keinen Fall fehlen dürfen und das Fundament für das papierlose Büro bilden:

1. Die Cloud

Die Cloud funktioniert als das neue, digitale Ablagesystem. Zwar werden mitunter Sicherheit und Datenschutz in Frage gestellt, aber die etablierten Anbieter haben da einiges getan, sodass Sie sich die Sorge meist nicht mehr lohnt.

Um die Vorteile des papierlosen Büros auszuschöpfen, ist die Cloud Pflicht:

  1. Sie verbindet alle Mitarbeiter untereinander und vereinfacht den Datenaustausch.
  2. Alle Daten sind zentralisiert.
  3. Die Dateien können mobil abgerufen werden – auf jedem Handy, Laptop oder Tablet, in jeder Hängematte dieser Welt.
  4. Die Zugriffsrechte auf Dateien können zentral vergeben werden.

Doch welcher Cloud-Anbieter ist der richtige?

Wir empfehlen, die Platzhirsche der Cloud-Welt zu verwenden, z.B. DropBox oder Google Drive. Dies hat den Vorteil, dass viele Schnittstellen zu anderen Programmen direkt integriert sind, und: Wer als Platzhirsch gilt, tut dies nicht ohne Grund.

 

2. Dokumentenscanner: die Maschine, die alles digitalisiert

Das zweite Tool ist diesmal keine Software. Es ist der Scanner im Büro. Vielleicht denken Sie, dass Ihr Multifunktionsgerät doch ausreichen sollte. Scannen ist damit zwar auch möglich, aber es kommt nicht an die Geschwindigkeit eines Dokumentenscanners heran.

Und dies ist eine langfristige Investition und nicht nur notwendig für den Umstieg auf das digitale Büro. Wenn alle Dokumente gescannt sind, heißt es nicht, dass sie den Scanner auf Ebay weiterverkaufen können. Denn jeden Tag kommt die Briefpost, und diese muss stets digitalisiert werden.

Als kleines Unternehmen – oder als Selbstständiger – steht noch eine andere Alternative bereit (aber wirklich nur, wenn sie nur wenige Dokumente scannen wollen): Das Smartphone. Dafür gibt es mittlerweile genügend Apps, die über die Kamera in erstaunlich guter Qualität digitalisieren.

Normalerweise kommen Sie aber um einen vernünftigen Dokumentenscanner nicht herum. Und achten Sie darauf, dass er mit WLAN kompatibel ist – so können die Dateien direkt in die Cloud geladen werden.

 

Die richtige Ablage

Es gibt nicht das perfekte Ablagesystem – dieses ist immer spezifisch den Anforderungen anzupassen.

Diese grundsätzlichen Aspekte sollten Sie aber immer beachten:

  • Rechtssicherheit: Wie müssen Unterlagen abgelegt werden?
  • Sicherung: Welche Back-Up-Methode funktioniert?
  • Zugriff: Müssen wir sicherstellen, dass auch außerhalb des Büros auf die Dateien zugegriffen werden kann?
  • Zukunftssicherheit: Wird die Software wahrscheinlich auch in Zukunft bestehen und wird sie weiterentwickelt?
  • Datenschutz: Können wir Cloud-Dienste verwenden?
  • Struktur: Wie sollten wir ablegen, geordnet nach Abteilungen oder nach Prozessen?

 

Eine gut geplante Ordnerstruktur ist unerlässlich

Zum Ablagesystem gehört eine förderliche Struktur – diese spart viel Zeit und Ärger. Sie haben bestimmt schon selbst erfahren, wie nervenzehrend es sein kann, wenn eine Datei nicht auffindbar ist – und damit der ganze Workflow zusammenbricht.

Der Fokus ist selbst dann im Eimer, wenn man die Datei nur 30 Sekunden lang suchen muss.

Außerdem sollte die Ordnerstruktur auch erlauben, Zugriffsrechte spezifisch vergeben zu können. Die Human Ressource-Abteilung braucht beispielsweise keinen Zugriff auf die Designvorlagen für die neue Website.

Die Aufteilung nach Funktionen ist daher häufig zielführend. Das Marketingteam erhält Zugriff auf den Ordner „Marketing“, die Personalabteilung auf den Ordner „Personal“.

In vielen Unternehmen ist es aber nicht so wichtig, den Zugriff für Dateien zu verwehren. In kleineren Unternehmen können – und das empfehlen wir immer dann, wenn es möglich ist – die Ordner nach Prozessen ausgerichtet werden. So findet sich alles für den Website-Relaunch im gleichnamigen Ordner.

Es gibt immer Dokumente, die man nicht so einfach in eine Schublade stecken kann. Und gerade bei der Einführung in das papierlose Büro, wenn das System neu ist, vergessen Mitarbeiter häufig den Plan und legen Dateien falsch ab. Richten Sie einen Sammelordner für alle fragwürdigen Dateien ein und beauftragen Sie eine Person damit, diesen regelmäßig aufzuräumen. So wird der Workflow nicht zerstört und das Ablagesystem behält seine Ordnung. Denn wenn Sie nicht aufpassen, zerstört der Teufelskreis Ihr Ablagesystem. Es beginnt mit einem Dokument, was „nicht wirklich dahin gehört“, und weitere folgen, bis das ganze System einem Messi-Haushalt gleicht.

 

Die Dokumente konsequent nach System benennen

Von Anfang an sollten Sie auch ein System für die Dateinamen finden. Je konsequenter die Dateien benannt sind, desto einfacher kann man sie wiederfinden.

Und dies neutralisiert sogar manchen Fehler bei der Ablage. Kennt man den Dateinamen, lässt sich alles stets über die Suchfunktionen blitzschnell finden.

Für die Namensgebung gilt der richtige Kompromiss zwischen Einfachheit und Detailreichtum. Die Dateien müssen so benannt werden, dass der Name direkt zeigt, was man vom Dokument erwarten kann, und gleichzeitig so einfach sein, dass man nicht überlegen muss, nach welcher Formel eigentlich benannt werden soll.

 

11 Bonus-Tipps, mit denen das papierlose Büro erst richtig Spaß macht

Sind alle Dateien des Unternehmens digitalisiert und das Papier verbannt, ergeben sich plötzlich viele neue Möglichkeiten für die Arbeitsgestaltung. Kommunikation, Wissenstransfer und Zusammenarbeit können sich gravierend ändern.

Wenn Sie erstmal das papierlose Büro eingerichtet haben, wird durch die massive Mobilität auch wichtig, dass das Zusammenarbeiten digital gesteuert wird.

Grundsätzlich ist es nicht verkehrt, einen Anbieter für alle Tools zu wählen. Dies vereinfacht häufig den Workflow durch optimierte Schnittstellen zwischen den Programmen. Beispielsweise bietet Google eine Vielzahl von Programmen an, die alle miteinander flüssig interagieren. Die Maxime ist dennoch, die Programme zu wählen, die am besten auf die Anforderungen Ihres Unternehmens passen.

Diese Tipps holen das Beste aus dem papierlosen Büro heraus:

1. Das digitale Gehirn (Wissensspeicher)

Niemand baut ein Haus alleine. Vom Architekten, Bauunternehmen bis zum Notar sind verschiedenste Disziplinen notwendig, damit am Ende da was steht.

Das gleiche gilt für Unternehmen. Auch hier ist der Wissenstransfer eines der Hauptfaktoren für den Unternehmenserfolg. Genial ist daher, einen Wissensspeicher aufzubauen, der aus allen Disziplinen gefüttert wird, beispielsweise mit der Zielgruppenanalyse aus dem Marketingteam, dem Organigramm der Personalabteilung oder den Unternehmenszielen vom Chef.

Evernote bietet sich hier als digitales Gehirn an. Was kann Evernote?

  • Gescannte Dokumente werden durch OTC-Software direkt erkannt und können vordefinierten Ordnern zugewiesen werden.
  • Sie können Notizen an Ihr Team freigeben oder verschlossen halten.
  • Es ist geeignet, um Richtlinien für das papierlose Büro zu vergegenwärtigen.
  • Es gibt eine Volltextsuche: Nicht nur die Dateinamen, sondern der gesamte Text kann durchsucht werden

2. Einen Kalender für alle

Mit G-Suite können Sie gleich mehrere Kalender verwalten und Freigaben erteilen für bestimmte Teams oder Mitglieder.

3. Gemeinsam an Dokumenten arbeiten

Durch die Ablage in der Cloud ist sowieso sichergestellt, dass jeder die aktuelle Version des Dokuments auf seinem Computer findet. Noch schneller geht es mit Google Docs: Hier können Sie in Echtzeit im Team an einem Dokument arbeiten.

4. Unterschriften digitalisieren und rechtssicher machen

Häufig wird nur gedruckt, damit man unterschreiben kann. Es lohnt sich, seine Unterschrift einmal zu digitalisieren und dann digital einzufügen. Achten Sie aber darauf, dass alles rechtskonform abläuft!

5. Digital kommunizieren

Der E-Mail-Verkehr ist selbstverständlich eine hervorragende Lösung, intern zu kommunizieren. Aber es gibt weitere Möglichkeiten:

Video-Konferenzen können Skype oder Zoom übernehmen. Warum braucht man im eigenen Unternehmen Videokonferenzen? Wenn Sie erstmal das papierlose Büro geschaffen haben, sitzen Sie wahrscheinlich häufiger auch mal zuhause oder am Flughafen.

Statt E-Mail können Sie auch Instant-Messenger-Dienste verwenden – je nach Unternehmenskultur funktioniert WhatsApp, Telegram oder das hauseigene Intranet. Andere setzen auf Asana oder Slack.

6. Notizen

Die gelben Post-its aus dem Unternehmen zu verbannen ist wohl die Königsdisziplin des papierlosen Büros. Und es ist fragwürdig, ob dies überhaupt sinnvoll ist. Definitiv ist es aber ohne Probleme möglich, selbst die kleinsten Notizen zu digitalisieren – und dies hat den Vorteil, dass man diese Notizen auch noch Jahre später finden kann, und zwar schön sortiert im Korrespondenzordner des jeweiligen Kunden.

Auch die Notizen-Apps für iPads oder andere Tablets sind mittlerweile sehr genau. Mithilfe eines Stiftes kann dann dort auch „handschriftlich“ geschrieben werden – und mit einem Klick ist die Notiz in der Cloud.

7. Getcaya – für die Digitalisierung Ihrer Briefpost

Auch wenn die interne Ablage vollständig digitalisiert ist, muss weiter gescannt werden. Denn jeden Tag kommt der Postbote und bringt einen Stapel Papier mit.

Entweder man digitalisiert nun jeden Tag selbst oder man beauftragt ein Unternehmen dafür. Vor allem Getcaya, Dropscan und E-Postscan haben sich hier einen Namen gemacht.

Die Post wird dabei zunächst an die neue Adresse geschickt (z.B. per Nachsendeauftrag), dann vom Anbieter digitalisiert, und Sie finden dann Ihre Post in der Cloud, auf der App oder in Ihrem E-Mail-Programm.

Diese Dienste eignen sich allerdings nur für klein- und mittelständische Unternehmen. Die vielen Briefe, die große Unternehmen jeden Tag bewältigen müssen, können diese Dienstleister nicht übernehmen.

8. Was ist mit den Rechnungen?

Hier fragen Sie sich wahrscheinlich: Darf man Rechnungen überhaupt digitalisiert lagern oder muss man sie, Beleg für Beleg, im Ordner abheften?

Die gute Nachricht: Der Gesetzgeber hat den Weg für das papierlose Büro geebnet! Sie dürfen Rechnungen digitalisiert aufbewahren. Es gelten aber bestimmte Vorschriften, über die Sie sich lieber bei einem Fachmann informieren. Hierzu können wir keine Rechtsberatung bieten.

Die digitalisierten Rechnungen können somit per E-Mail ausgetauscht werden. Für die Eingangsrechnungen kann man stets mit dem Rechnungssteller besprechen, dass diese zukünftig digital versendet werden. Ansonsten heißt es: Ab in den Dokumentenscanner.

9. Die Dokumente designen

Digitalisierte Dokumente haben einen Vorteil: Einmal erstellt, kann man sie immer wieder verwenden. Nutzen Sie die Chance und geben Sie Ihren Dokumenten ein ansprechendes Design – möglicherweise unter Beachtung Ihrer Brand-Identity. Im papierlosen Büro brauchen Sie sich auch keine Sorgen mehr um die kostenintensiven Farbpatronen Ihres Druckers machen.

10. Unterlagen für Meetings und Kundengespräche

Auch in Meetings und Kundengesprächen brauchen Sie kein Papier mehr. Wer mit Tablets gut umgehen kann, hat nicht nur alle Dokumente auf einen Blick parat, sondern kann auch „handschriftlich“ Notizen machen und diese direkt in die Cloud laden.

Dokumente lassen sich auf dem Tablet auch nebeneinander anzeigen: Beispielsweise links die Agenda für das Meeting, rechts die Notizen-App.

Mit einer Bluetooth-Tastatur können Sie schnell Informationen runtertippen. Und bekanntlich geht dies mit dem 10 Finger-System schneller als mit Stift und Papier. Natürlich kann man auch handschriftlich Notizen schreiben und diese dann später per Smartphone digitalisieren.

11. Präsentationen

Statt Clipboard das Whiteboard, statt Handouts den Link zur Zusammenfassung.

 

Die häufigsten Fehler in der Praxis

Die Einführung des papierlosen Büros ist nicht einfach und wird immer komplexer, je größer das Unternehmen ist. Hier sind einige Fallstricke, die in der Praxis oft gemacht werden und die Sie besser vermeiden:

Die digitale Buchhaltung fehlt

Viele schrecken vor der digitalen Buchhaltung zurück. Sie sieht wie ein großer Schritt aus, ist aber deutlich einfacher, als sie zunächst aussieht. Wenn die Buchhaltung erstmal digital läuft, wollen Sie nie wieder zurück!

Fehlende Selbstdisziplin und Konsequenz

Das papierlose Büro erfordert Konsequenz. Und gerade zu Beginn auch Willenskraft, nicht wieder zum Papier zu greifen.

Der Chef spielt hier eine entscheidende Rolle. Als Vorbild für alle anderen muss er konsequent das papierlose Büro leben, sonst haben die Mitarbeiter keinen Anreiz, hierbei selbst Disziplin zu beweisen.

Zu perfekt und alles auf einmal

Häufig will man alles auf einmal umstellen. Und nichts auslassen. Von 0 auf 100 das komplette Büro revolutionieren. Doch dieser Plan führt dazu, dass man sich überfordert fühlt, gar nicht anfangen will und meist auch nicht anfängt. Das papierlose Büro aufzubauen ist ein Prozess. Deswegen: Starten Sie lieber unvollkommen, lassen Sie die alte Ablage erstmal offline – und testen Sie erstmal im Kleinen.

Der Tool-Fetischismus

Die Suche nach den perfekten Tools ist der Weg zur Unzufriedenheit. Am Markt haben Sie die Wahl zwischen tausenden Projektmanagement-Tools, Webinar-Software und Dokumentenablagesystemen. Und keiner hat den Überblick. Finden Sie eine Lösung, die Ihre Anforderungen erfüllt. Verirren Sie sich nicht im Labyrinth des Tool-Marktes, das perfekte Tool existiert sowieso nicht.

Massenweise alte Dokumente digitalisieren

Hier streiten sich die Geister, und je nach Unternehmen sollte hier anders verfahren werden. Die 10 Jahre alte Ablage komplett zu digitalisieren, ist häufig nicht sinnvoll und bedeutet nur einen riesigen Aufwand.

Hier müssen Sie selber entscheiden, wie wichtig die alten Dokumente sind (und ab welchem Jahr Sie digitalisieren wollen). Es kann aber auch sinnvoll sein, alte Dokumente zu digitalisieren.

Warum alte Dokumente digitalisieren?

  • „Trainingscamp“ für den neuen Workflow,
  • unkompliziert, wenn ALLES digitalisiert ist,
  • Sie müssen nicht überlegen, ob die Datei nun digitalisiert wurde oder nicht,
  • Sie eliminieren die Versuchung, doch in Papierform abzulegen.

 

Warum alte Dokumente NICHT digitalisieren?

  • Je nach Ablage kann es einen gigantischen Aufwand bedeuten.
  • Häufig greift man auf ältere Dokumente nicht mehr zurück.

 

Meistens bietet es sich an, das papierlose Büro erstmal mit den neuen Dokumenten zu testen und evtl. nur das letzte Jahr zu digitalisieren. Wenn die Umstellung dann geklappt hat, kann nach und nach die Ablage digitalisiert werden – falls überhaupt notwendig.

 

Fazit

Das papierlose Büro bietet unzählige Vorteile und ist eine Aufgabe, die in den nächsten Jahren sowieso auf alle Unternehmen zukommt. Die Einführung des papierlosen Büros ist nicht leicht und erfordert Disziplin und Konsequenz von allen Mitarbeitern, vor allem aber von der Führungsetage.

Der Weg zum papierlosen Büro gestaltet sich für jedes Unternehmen anders: Ob von Anfang an alles digitalisiert oder zunächst nur in einer Abteilung getestet wird, hängt von Ihrer spezifischen Situation ab. Aber eins ist sicher: Der Umstieg lohnt sich!

Haben Sie vor, in Ihrem Unternehmen das Papier zu eliminieren? Oder haben Sie gar den Wandel zum papierlosen Büro schon hinter sich? Teilen Sie Ihre Erfahrung gerne mit uns in den Kommentaren!

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