Warum Sie Ihre Anrufer kategorisieren sollten: Die VIP Filterfuntkion von ebuero

Die wenigsten Leute haben den Luxus, sich bei der Arbeit allen Anrufen von außen zu entziehen. Einige Anrufe sind wichtig und müssen angenommen und beantwortet werden. Das Problem ist, dass es auch viele andere kleine Nachrichten zwischendurch gibt.

Die sollten nicht verloren gehen, aber sie rechtfertigen selten eine lange Pause von der Arbeit.

Dazu zählt beispielsweise die Vereinbarung von Erstgesprächen mit neuen Klienten – ein wichtiger, aber routinemäßig zu bearbeitender Teil der Arbeit. Studien zeigen, dass ein einzelner Anruf bei der Arbeit im Schnitt nicht nur die Gesprächszeit kostet, sondern danach weitere 23 Minuten, bis das alte Konzentrationslevel wieder erreicht ist. Das zerstört offensichtlich schnell den Tagesablauf und die Produktivität.

Andere Anrufe sind wie gesagt dringend: Klienten, die kurz vor einer Deadline anrufen, haben oft entscheidende Fragen. Der Rückruf, auf den man lange gewartet hat, soll nicht ungehört bleiben. Hier will man den Anrufer auf meinen Fall verpassen.

Unterscheiden hilft

Kurz gesagt also: Es ist sehr gut für Sie und Ihre Arbeit, wenn Sie Anrufe in unterschiedliche Kategorien teilen können. Sie setzen so Prioritäten – ein wichtiger Teil der Arbeit für jeden – und geben Ihrer Produktivität Vorrang.

Es ist wichtig, dass die Anrufer mit dringenden Anliegen Sie tatsächlich erreichen. Dazu müssen Sie Ihr Telefon laut stellen oder in der Nähe haben. Und Sie müssen ein wenig von Ihrer Kapazität dafür freihaben, einen Anruf von einem wichtigen Kunden richtig einzuordnen. Da hilft es, wenn der Anruf nur an Sie weitergeleitet wird und Sie vorher erfahren, wer Sie wieso erreichen möchte.

Und es ist genauso entscheidend, dass ein Anrufer, der gerade nicht wichtiger ist als Ihre Arbeit – aber immer noch bedeutend – nicht schlicht ein Besetztzeichen hört oder immer wieder an die Mailbox verwiesen wird. Niemand wird gern von einer Maschine abgefertigt. Außerdem lassen sich viele Anliegen – wie die Terminvergabe – am besten in einem kurzen Hin-und-Her klären, und nicht durch das schrittweise Hinterlassen von Nachrichten beim jeweils anderen.

Zu guter Letzt – oder eher schlechter, gibt es noch eine Gruppe von Anrufern, die man eigentlich nie wirklich sprechen möchte. Vertreter beispielsweise, die einen in lange Telefongespräche verwickeln, statt zum Punkt zu kommen. Diese „Kandidaten“ sollten schnellstmöglich auf den schriftlichen Weg verwiesen werden, ohne, dass Sie überhaupt mit Ihnen in Kontakt kommen müssen.

Unsere VIP-Funktion für Ihre Produktivität

Für speziell diese Problematik gibt es unsere VIP-Listenfunktionalität. Ganz allgemein legen Sie eine Standardnachricht für alle Anrufe fest: Für die Terminvergabe, für das Annehmen von Nachrichten oder vor allem als Puffer, wenn Sie nicht gestört werden möchten.

Für diese allgemeine Gruppe verhält sich die Anrufannahme immer gleich: Alle nicht speziell markierten Anrufer werden entweder durchgestellt oder auf einen späteren Zeitpunkt verwiesen – oder direkt am Telefon versorgt.

Zusätzlich können Sie zwei Listen einrichten: Eine für Ihre VIPs – bestimmte Zulieferer, Händler, Auftraggeber oder Klienten, die auch dann durchgestellt werden, wenn Sie für alle übrigen Anrufer gerade nicht zu sprechen sind. Und andererseits eine Liste der Anti-VIPs: Anrufer, die Sie auch dann nicht erreichen können, wenn Sie für Gespräche von anderen durchaus erreichbar sind. Wir nehmen die Anrufe an und bearbeiten Sie in der gewünschten Sprache nach Ihren Vorgaben.

Eine Anrufnotiz erhalten Sie über sämtliche eingehenden Nachrichten, auch die, die nicht durchgestellt wurden. So behalten Sie den Überblick und haben den Kopf frei für die wichtigen Anliegen des Tages. Und Sie wissen: Wenn das Telefon klingelt, obwohl Sie allgemein nicht gestört werden möchten, lohnt es sich sicherlich, das Gespräch anzunehmen.