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Bürodienstleistungen
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Welche Aufgaben übernimmt ein Bürodienst?
Im Büro fallen zahlreiche Aufgaben an, die nicht immer mit dem eigentlichen Kerngeschäft in Zusammenhang stehen. Die Auslagerung solcher Arbeitsprozesse kann die Entwicklung Ihres Unternehmens positiv beeinflussen. Dabei bringt Outsourcing ein hohes Einsparpotenzial mit sich. So übernehmen externe Anbieter von Bürodienstleistungen mehr als die klassischen Sekretariatsaufgaben und ermöglichen es Ihnen, sich vollständig auf Ihr Unternehmen zu fokussieren.
Welche Aufgaben kann ein Bürodienst übernehmen? Zu den klassischen Bürodienstleistungen gehören Postannahme, das Sortieren eingehender Postsendungen, Brief- und Paketversand, Buchhaltung, Telefonservice, Terminkoordination, das Vorbereiten von Meetings und Veranstaltungen, klassische Büroaufgaben wie Scannen, Kopieren und Drucken sowie die allgemeine Unterstützung bei Verwaltung und Organisation.
In diesem Beitrag haben wir wissenswerte Informationen zum Thema Bürodienstleistungen zusammengestellt. Wir zeigen Ihnen, welche Büroaufgaben Sie outsourcen können und welche Vorteile Sie hiervon haben. Außerdem stellen wir Ihnen die wichtigsten Kriterien für die Suche nach einem passenden Bürodienstleister zusammen.
Was ist ein Bürodienst?
Bürodienstleister können Sie bei Ihrer Arbeit effektiv entlasten und ermöglichen Ihnen, sich uneingeschränkt auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Grundsätzlich können Sie sämtliche Sekretariatsaufgaben an einen Bürodienst outsourcen, die für gewöhnlich von internen Sekretär:innen übernommen werden. Teilweise gehen die Leistungen sogar weit über diesen Aufgabenbereich hinaus.
Externe Bürodienstleister haben ihren Sitz häufig in sogenannten Business Centern oder auch Office-Centern. Dies bringt zusätzliche Vorteile mit sich, auf die wir später genauer eingehen.
Für wen ist ein Bürodienst sinnvoll?
Angeboten werden die Leistungen eines Bürodienstleisters sowohl für Unternehmen als auch für Freiberufler, Verbände, Vereine und Privatpersonen. Einschränkungen gibt es hier kaum. Neben einer enormen Zeitersparnis profitieren Sie mit einem Bürodienstleister auch von verminderten Kosten.
Anstatt einer Vollzeitkraft mit möglichem Leerlauf zahlen Sie einen Bürodienst nur für die Zeiten und Leistungen, die Sie tatsächlich in Anspruch nehmen. Abgerechnet wird hier meist nach Stunden oder sogar im 15-Minuten-Takt. Gerade am Anfang Ihrer Unternehmensgründung, wenn Sie noch keine Erfahrungswerte haben, wie viel Büroarbeit auf Sie zukommt, kann ein Bürodienst eine gute Option sein.
Welche Aufgaben übernimmt ein Bürodienst?
Im Grunde übernimmt ein Bürodienstleister die klassischen Sekretariatsaufgaben. Dazu kommen angrenzende Aufgaben, die über diesen Bereich noch hinausgehen. Folgende Aufgaben können von externen Bürodienstleistern übernommen werden:
- Schreibarbeiten: Ob privat oder geschäftlich, ob Rechnungen, Angebotsvorlagen, Einladungen oder Terminplanungen: Ein Bürodienst kann sämtliche schriftlichen Kommunikationswege für Sie bedienen.
- Lektorat: Neben dem aktiven Schreiben kann ein Bürodienst bereits verfasste Dokumente auf Rechtschreibung und allgemeine Tauglichkeit kontrollieren.
- Telefonservice: Ein Bürodienstleister kann Ihre eingehenden Anrufe entgegennehmen und diese in Ihrem Namen beantworten oder bearbeiten.
- Datenpflege: Ein Bürodienstleister kann Ihre Server-Ablage aktuell halten und beispielsweise gewonnene Kontakte in Ihre Adressdatenbank übernehmen.
- Geschäftsadresse: Wenn Sie sich für einen Bürodienstleister mit Sitz in einem Business Center entscheiden, besteht die Möglichkeit der Bereitstellung einer repräsentativen Geschäftsadresse.
- Poststelle: Bürodienstleister nehmen Ihre Post entgegen, sortieren und verteilen sie.
- Räumlichkeiten: Anbieter, die in einem Business Center residieren, bieten oft flexibel zu mietende Büroräume an. Vom Tagesbüro bis zum Konferenzraum profitieren Sie von modern ausgestatteten Büroräumen zu günstigen Konditionen bei temporärer Nutzung.
Im Folgenden gehen wir noch ausführlicher auf die Leistungen eines Bürodienstes ein.
Sekretariatsservice
Für ein erfolgreiches Unternehmen ist ein Sekretär oder eine Sekretärin geradezu unentbehrlich. Allerdings ist eine nicht gänzlich ausgelastete Vollzeitkraft für kleine Unternehmen und Start-ups kaum finanzierbar.
Eine kosteneffiziente Lösung ist ein Sekretariatsservice, an den Sie Ihre Aufgaben flexibel outsourcen können. Da die Abrechnung nur nach tatsächlich in Anspruch genommener Leistung erfolgt, fallen keine überflüssigen Kosten an. Ein Sekretariatsservice übernimmt bei Bedarf eine ganze Reihe an administrativen Aufgaben, wie:
- Interne und externe Bürokommunikation (Post, E-Mail, Anrufe)
- Terminkoordination und Terminabsprachen mit Geschäftspartnern
- Büroorganisation und digitale Datenpflege
- Assistenzaufgaben (z. B. Recherchen) und Schreibarbeiten (z. B. Lektorat)
Da es sich hier um sensible Firmendaten und wichtige Aufgaben handelt, sollten Sie bei der Wahl Ihres Bürodienstleisters auf Seriosität und Zuverlässigkeit achten. Hier erfahren Sie, welche Aspekte Sie bei der Suche nach dem passenden Bürodienst achten sollten.
Telefonservice
Heute ist permanente Erreichbarkeit für den wirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen wichtiger als je zuvor. Kund:innen, die Sie telefonisch mehrfach nicht erreichen, fühlen sich mit ihren Anliegen schnell allein gelassen und sind schnell unzufrieden. Negative Kundenerlebnisse erhöhen das Risiko, Kund:innen an die Konkurrenz zu verlieren.
Eine der wichtigsten Bürodienstleistungen ist ein professioneller Telefondienst. Mit ihm sind Sie rund um die Uhr für Ihre Kund:innen erreichbar – auch wenn Sie persönlich gerade verhindert sind. Mit dieser Bürodienstleistung können Sie die Qualität Ihres Kundenservices sowie die Kundenzufriedenheit deutlich steigern.
Ein Outsourcen eingehender Telefongespräche erhöht die Qualität Ihrer Arbeit. Denn die externen Kapazitäten ermöglichen es Ihnen, sich voll und ganz auf Ihre Kernaufgaben, Ihre Meetings oder Ihr Gegenüber zu konzentrieren. Während Sie sich um das Kerngeschäft Ihres Unternehmens kümmern, bearbeiten professionelle Telefonist:innen Ihre eingehenden Anrufe. Im Anschluss erhalten Sie alle Anrufinformationen per E-Mail, SMS oder App. Sie sind also immer auf dem aktuellsten Stand.
Dank des umfangreichen Briefings werden Ihre Anrufer:innen kompetent informiert, beraten und betreut. Sie stärken so Ihr Unternehmensimage erheblich. Denn guter Service spricht sich nicht zuletzt in den sozialen Medien herum. Auch bezüglich Ihrer Business-Kontakte sammeln Sie mit einem professionellen Telefonservice Pluspunkte. Durch VIP-Listen können Sie vorab festlegen, welche Anrufer:innen bevorzugt behandelt und direkt zu Ihnen durchgestellt werden sollen. Diese Routine zahlt deutlich auf Ihre Zuverlässigkeit als Geschäftspartner ein.
Poststelle
Eine weitere Bürodienstleistung ist die Postannahme: Mit ihr wird sämtliche Geschäftspost für Sie entgegengenommen, je nach Vereinbarung für Sie vorsortiert, eingescannt und an Sie weitergeleitet. Lästige Werbung und unwichtige Post wird aussortiert, und die Wahrscheinlichkeit, dass Sie wichtige Post, wie Rechnungen, übersehen, sinkt enorm.
Mit der Postannahme profitieren Sie nicht nur von einer massiven Zeitersparnis. Sie sind außerdem besser postalisch erreichbar. Das ist ein wichtiger Aspekt für Einschreiben und Paketsendungen, die bei Annahme quittiert werden müssen.
Befindet sich die gebuchte Postadresse in einer auch wirtschaftlich guten Lage, bietet es sich an, diese als offizielle Geschäftsadresse zu verwenden und ggf. auch in das Handelsregister eintragen zu lassen.
Raumvermietung
Entscheiden Sie sich für Bürodienstleistungen, deren Anbieter in einem Business Center sitzen, profitieren Sie von der Möglichkeit, flexibel weitere Räumlichkeiten anzumieten.
Planen Sie beispielsweise ein Meeting oder eine Tagung und Ihnen fehlen passende Räume, bietet ein Business Center alle Möglichkeiten hierzu. Business Center, wie auch die von ebuero, bieten Tagesbüros und Konferenzräume zur flexiblen Miete. Alle Räume können Sie für nur wenige Stunden, einige Tage oder mehrere Monate mieten. Anstatt einer Dauermiete zahlen Sie hier nur für Zeiträume, in denen Sie die Räumlichkeiten tatsächlich nutzen.
Die Räume sind professionell ausgestattet und verfügen über ein modernes, ansprechendes Ambiente, das bei Kunden und Geschäftspartnern stets einen geschäftsmäßigen Eindruck hinterlässt. Zusätzlich stehen Ihnen weitere Serviceleistungen wie Empfang, Front-Office mit entsprechenden Assistent:innen zur Verfügung.
Repräsentative Geschäftsadresse
Besonders in Business Centern in zentraler und wirtschaftlich vorteilhafter Lage profitieren Sie von der Möglichkeit, eine repräsentative Geschäftsadresse zu mieten. Diese steigert Ihre Sichtbarkeit und verbessert die Außenwirkung Ihres Unternehmens. Bei Erfüllung einiger Auflagen kann eine solche Geschäftsadresse auch für die Eintragung ins Handelsregister genutzt werden.
Die Vorteile von externen Bürodienstleistungen
Als Outsourcing bezeichnet man eine Unternehmensstrategie, bei der bestimmte Unternehmensbereiche an externe Dienstleister ausgelagert werden. Beim Auslagern von Bürotätigkeiten werden kaufmännische Arbeitsprozesse an einen professionellen Bürodienstleister vergeben. Wir haben Ihnen hier eine Liste der Vorteile zusammengestellt, von denen Sie profitieren, wenn Sie einen Bürodienst engagieren.
1. Entlastung und Zeit gewinnen
Büroorganisation sowie administrative und kaufmännische Aufgaben kosten Zeit. Wenn Sie diese Tätigkeiten zu einem externen Dienstleister auslagern, können sich Ihr Team und Sie uneingeschränkt Ihrem Kerngeschäft widmen und Ihrem Unternehmen zu mehr Erfolg zu verhelfen.
2. Kostenminimierung
Durch die Auslagerung verschiedener Arbeitsprozesse lassen sich sowohl Ihre Personal- als auch Ihre Bürokosten minimieren. Mit den reduzierten monatlichen Fixkosten sinkt auch das finanzielle Risiko für Ihr Unternehmen.
3. Effizienzsteigerung
Im Gegensatz zu einer Vollzeitkraft zahlen Sie bei einem Bürodienstleister nur für die Zeit, die der Dienst für seine Leistung auch tatsächlich in Anspruch nimmt. Sie sparen also nicht nur laufende Kosten bei Leerlauf, Ausfällen und Abwesenheit, sondern weitere Kosten für Urlaubs- und Krankheitsvertretungen. Auch bei der Gewerbemiete können Sie sparen, da sich durch die Auslagerung der Platzbedarf sowie die gesamte Büroinfrastruktur verändern.
4. Professionelle Außenwirkung
Externe Bürodienstleistungen bedeuten Professionalität, mit der Sie weitere Pluspunkte für Ihr Unternehmensimage sammeln. Neben zufriedenen Kund:innen überzeugen Sie Geschäftspartner:innen mit einer repräsentativen Geschäftsadresse, die sowohl das Vertrauen in Ihr Unternehmen als auch Ihre Sichtbarkeit steigert.
5. Maximale Flexibilität
Die Zusammenarbeit mit einem professionellen Bürodienstleister verschafft Ihnen und Ihrem Unternehmen maximale Flexibilität. So haben Sie die Möglichkeit, Aufgaben nach Bedarf auszulagern und können jederzeit auf konjunkturelle Schwankungen reagieren.
Welche Aspekte muss ich bei der Suche beachten?
Da es sich bei einem Großteil der auszulagernden Tätigkeiten um sensible und vertrauliche Inhalte handelt, sollten Sie bei der Wahl des passenden Bürodienstleisters besonders achtsam sein. Im Folgenden haben wir Ihnen die sechs wichtigsten Kriterien für die Suche zusammengestellt:
- Preisliche Transparenz: Der Bürodienst sollte die Preise seiner Leistungen offen sowie klar und deutlich kommunizieren. Transparenz ist bei der Suche nach dem richtigen Anbieter ein guter Berater und Gradmesser, damit Sie später nicht über versteckte Kosten stolpern.
- Flexible Abrechnungen: Um rundum flexibel zu bleiben, achten Sie auf einen Bürodienst mit flexiblen Vertragslaufzeiten.
- Flexible Leistungen: Neben den Vertragslaufzeiten sollten auch die Leistungen Ihres Bürodienstes flexibel verfügbar und erweiterbar sein.
- Sprachliche Anforderungen: Bedenken Sie bei der Suche nach einem optimalen Bürodienst auch sprachliche Anforderungen. Betreuen Sie fremdsprachige Kund:innen, sollten Sie sich für einen Anbieter entscheiden, der mehrsprachige Mitarbeiter:innen einsetzt.
- Zusatzleistungen: Informieren Sie sich über mögliche Zusatzleistungen. Befindet sich Ihr zukünftiger Bürodienst in einem Business Center, besteht die Möglichkeit, dass dieser auch flexible Räumlichkeiten vermietet.
- Allgemeiner Auftritt: Der erste Eindruck zählt. Achten Sie bei Ihrer Suche sowohl auf den Web-Auftritt des Anbieters als auch auf Ihr Gefühl beim ersten persönlichen Kontakt.
ebuero – wer wir sind und wie wir Sie unterstützen
Mit unserem Telefonservice betreuen wir bei ebuero bereits seit 20 Jahren zufriedene Kund:innen. Unsere professionellen Mitarbeiter:innen unterstützen Sie gerne 24 Stunden am Tag an 365 Tagen im Jahr. Dazu unterhalten wir Business Center an acht Top-Standorten überall in Deutschland: in Berlin, Düsseldorf, Frankfurt am Main, Hamburg, Hannover, Köln, Nürnberg und München.
Mit unserem Telefonservice sind Sie und Ihr Unternehmen jederzeit erreichbar, und wir bieten Ihnen folgende Leistungen:
- Maximale Erreichbarkeit. Unsere Telefonist:innen stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung – selbst nachts oder an Sonn- und Feiertagen, wenn Sie mögen.
- ebuero App. Damit Sie Ihr persönliches Telefonsekretariat immer und überall steuern können, haben wir die intuitive ebuero App für iOS und Android entwickelt. Mit Ihr stehen Ihnen auch sämtliche Anrufdetails in Echtzeit zur Verfügung.
- Kalendersynchronisation. Wenn Sie Ihren Terminkalender mit uns teilen, erhalten unsere Sekretär:innen den vollen Überblick über Ihre zeitliche Verfügbarkeit. So können wir für Sie passgenaue Termine vereinbaren, ohne dass Leerläufe oder Überschneidungen entstehen.
- VIP-Funktion. Noch komfortabler geht es kaum: Über Ihre Einstellungen geben Sie vor, wann Sie für wen erreichbar sind. Ihre Anrufe werden dann nach Ihren Wünschen gefiltert, und wir stellen nur priorisierte Anrufer:innen direkt zu Ihnen durch.
- Telefonzentrale. Als externe Telefonzentrale nehmen wir eingehende Anrufe nach Ihren Vorgaben auch persönlich entgegen und leiten sie stets an die entsprechenden Stellen weiter.
- Mehrsprachigkeit. Unsere europäischen Muttersprachler:innen unter unseren Telefonist:innen kommunizieren mit Ihren ausländischen Kund:innen perfekt in Englisch, Französisch, Spanisch oder Italienisch.
Entscheiden Sie sich für das Original! Mit ebuero profitieren Sie von zahlreichen weiteren Serviceleistungen wie einer Poststelle, der Bereitstellung einer repräsentativen Geschäftsadresse, einem professionellen Empfang und zahlreichen Assistenzleistungen.
Sie haben Fragen? Nutzen Sie einfach unsere kostenfreie Telefonberatung!
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