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Was Sie über Abwesenheitsgrund wissen sollten

Abwesenheitsgrund

Der Grund für Ihre Abwesenheit im Büro kann oft streng vertraulich sein. Wenn Sie ein Gespräch nicht annehmen können oder nicht möchten, dass die Anrufer den wahren Grund dafür erfahren, dann ist es möglich, ihnen einen anderen Abwesenheitsgrund ausrichten lassen. Schließlich geht es niemanden etwas an, ob Sie gerade eine Mittagspause einlegen oder in einem wichtigen Kundengespräch sind.

Bei Ihrem Telefonservice können Sie deshalb ein oder mehrere Abwesen-heitsgründe vorgeben, die dieser Ihren Anrufern ausrichtet. Der Anrufer erhält als Auskunft Ihren aus-gewählten Grund, ganz egal, ob Sie tatsächlich einer anderen Angelegenheit nachgehen. Eine Anrufnotiz wird natürlich trotzdem aufgenommen und Ihnen via SMS, E-Mail oder Fax zugesendet. So können Sie bequem in einer ruhigen Minute zurückrufen und sind vorher über Anrufer und Anrufgrund informiert.

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Zwei Herangehensweisen, den Abwesenheitsgrund zu kommunizieren:

  1. Eine Möglichkeit besteht darin, auch Ihre Kollegen nicht genau darüber zu informieren, wo und was Sie gerade tun, wenn Sie nicht an Ihrem Platz sind. Halten Sie sich bedeckt und ge-wöhnen Sie sich an, Ihre Mitarbeiter immer nur allgemein darüber zu informieren, dass Sie z.B. bis 15 Uhr nicht erreichbar sind.
  2. Die zweite Möglichkeit besteht darin, Ihre Kollegen genau in Ihren Terminkalender einzu-weihen, Ihnen aber einzuschärfen, dass der Abwesenheitsgrund des Chefs niemanden etwas angeht und die richtige Auskunft immer nur lautet: „Tut mir leid, der Chef ist gerade nicht im Haus bzw. nicht erreichbar. Er sagte, er wäre ab ca. 15 Uhr wieder verfügbar.“

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