CSR: Entlastung der Mitarbeiter

Die Welt der Wirtschaft ist im Wandel: Globalisierung, Digitalisierung, Lean Management, CSR (Corporate Social Responsibiltiy), Restrukturierung und flache Hierarchien.  All das sind Begriffe, die die Richtung der Wirtschaft vorgeben. Volle ökonomische Ausschöpfung im Bereich der Produktion, Logistik und auch im Personalwesen und dabei ausschließlich erneuerbare Energien nutzen. So heißt die Devise und alles strebt diesem Vorsatz entgegen.
Die Ansprüche steigen stetig  und die ethischen und sozialen Pflichten sind zwar oft noch freiwillige Compliance-Themen, aber avantgardistisch und schick. Viele Unternehmen nutzen sie als PR-Instrument. Denn gute Publicity lohnt sich – McDonald’s, Ritter Sport und Starbucks – alle nutzen sie.

Doch welche Auswirkung hat dieser Wandel auf die Personalstruktur? Wie in den Medien Ende der 2000er Jahre zu lesen war, ist die Krankheit Burnout eine von vielen Antworten darauf. Burnout nach Überlastung, denn: Durch die Beschleunigung, die Digitalisierung und die Globalisierung wachsen die Aufgaben und Ansprüche, die es für das letzte Glied der Kette zu bewältigen gilt. Das letzte Glied der Kette sind Arbeitnehmer, die unter immer höheren Druck arbeiten müssen.

In vielen Bereichen des Personalwesens  ist sogar die Hürde, einen Job zu bekommen gestiegen. Da wo gestern noch eine abgeschlossene Ausbildung ausreichte, muss es heute ein akademischer Abschluss sein. Hat man es dennoch geschafft und eine begehrte Arbeitsstelle ergattert, so warten schon die nächsten Barrieren.

Ein gutes Beispiel für höhere Ansprüche im Berufsalltag sind die Aufgaben einer Sekretärin. Klassische Vorzimmer-Sekretärinnen gibt es fast nicht mehr, die Bezeichnung Assistentin hat sich mittlerweile eingebürgert. Oft ist eine Assistentin auch eine Teamassistentin, und  unterstützt nicht nur den Abteilungsleiter, sondern das ganze Team. Viele Aufgaben können Chefs nun selbst übernehmen  –  selten wird heute eine Sekretärin einen diktierten Brief abtippen, denn die Chefs haben sich emanzipiert. Doch dafür benötigt nun das ganze Team Unterstützung, um sich auf die Kernkompetenzen zu konzentrieren, so teilt sich der Abteilungsleiter mit seinen Mitarbeitern eine Assistenzstelle. Die Aufgabengebiete der Assistenzstelle werden nicht geteilt – sondern verdoppeln, beziehungsweise verdreifachen sich.

Zusätzlich haben sich neue Aufgabenbereiche heraus kristallisiert: Präsentationen erstellen, Webmeetings vorbereiten, Zeitmanagement der Kolleginnen und Kollegen im Auge behalten und dann auch noch verschiedene Programme für Bestellungen oder Abrechnungen beherrschen. In den Köpfen der Meisten ist aber das Klischee der „Tippse“ hängen geblieben, die Kaffee kocht und Besucher empfängt. Doch die Assistentin von heute kann weitaus mehr. Denn die Aufgaben sind nicht nur anspruchsvoller geworden und haben die alten ersetzt, sondern sind nun zusätzlich von der Sekretärin zu bewältigen. Da Aufgaben wie mal eben das Telefon zu beantworten, Termine zu vereinbaren und nebenbei noch die Ablage up-to-date zu halten sowieso nebenher erledigt werden sollen, konnte der Sekretärin von damals ruhig noch die ein oder andere Aufgabe dazu gegeben werden, Kapazitäten müssen ja schließlich voll ausgenutzt werden. Und zumindest gab es ein Upgrade in der Berufsbezeichnung: geboren war die Assistentin.

Gerade wegen der Aufgaben, die eigentlich nebenher laufen sollten, kommt es immer wieder zu Engpässen bei Deadlines. Deadlines sind in der heutigen Welt oft nicht mehr einzuhalten und werden ständig verschoben, der innere Zeitdruck bleibt jedoch. Einige Unternehmen haben sich, auch der CSR-Themen wegen, für ein Telefonsekretariat entschieden. Die professionellen Mitarbeiterinnen des Telefonsekretariates nehmen Anrufe entgegen und vereinbaren Termine im Namen der Firma, auf Wunsch 24 Stunden täglich und mehrsprachig. Soziale Verantwortung ist auch Gesundheitssache und heißt auch, präventiv gegen Burnout vorzugehen, vor allem, wenn die Gründe bekannt sind.

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Simone Schmidt

Simone Schmidt ist Expertin für effektive Büro- und Arbeitsorganisation. Da sie selbst gerne telefoniert ist sie Spezialistin für Telefonservice geworden. Vom richtigen Verhalten am Telefon bis hin zur Rufumleitung. Sie kennt sich aus.

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