Ihre ebuero-Sekretärin

So können Sie den Telefonservice nutzen – 5 beliebte Funktionen

Auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit! 5 Telefonservice-Funktionen, die Ihre Geschäftsbeziehungen sofort vereinfachen.

Sie sind in einem wichtigen Meeting, Ihre Sekretärin ist im Urlaub oder Ihr ganzes Team in einer Konferenz? Es gibt Situationen in denen Unternehmen schwer für ihre Kunden erreichbar sind. In solchen Situationen kann der Telefonservice von ebuero einspringen. Hier kommen fünf typische Beispiele.

1.    Telefonzentrale: Alle Anrufe werden angenommen

Ob am Wochenende oder während Ihres Urlaubs – die SekretärInnen von ebuero können auch dann alle Anrufe professionell im Namen Ihrer Firma entgegennehmen, wenn Sie oder Ihre KollegInnen für einen längeren Zeitraum verhindert sind. So entgeht Ihnen kein Anruf und Ihre Kunden und Geschäftspartner haben jederzeit eine kompetente und zuverlässige AnsprechpartnerIn.

2.    Bedingte Rufumleitung nach 15 Sekunden

Mit der flexiblen Funktion gehen Sie sicher, dass Ihre Anrufe auch dann entgegengenommen werden, wenn Sie Ihr Handy einmal nicht hören. Wenn Sie innerhalb von 15 Sekunden nicht selbst ans Telefon gehen, springt Ihre ebuero SekretärIn für Sie ein. So können Sie sich auch bewusst entscheiden, einen Anruf nicht anzunehmen, zum Beispiel um ein anderes Gespräch in Ruhe zu beenden oder sich auf Ihre gegenwärtige Aufgabe zu konzentrieren.

3.    Direkte Umleitung zu bestimmten Uhrzeiten

Vor acht Uhr morgens ist Ihr Büro nicht besetzt und zwischen 13 und 14 Uhr steht Ihr Telefon grundsätzlich nicht still? In vielen Branchen gibt es bestimmte Stoßzeiten mit einem hohen Anrufaufkommen sowie Zeiten, in denen das Büro entweder gar nicht oder nicht ausreichend besetzt ist. Das hat zur Folge, dass Unternehmen für ihre Kunden teilweise kaum oder gar nicht zu erreichen sind. Indem Sie eine direkte Rufumleitung für bestimmte Zeiten festlegen, zum Beispiel während Ihres täglichen Team-Meetings oder in der Mittagszeit, verhindern Sie Wartezeiten für Ihre Kunden und Geschäftspartner.

4.    VIP- & Filterfunktion

Es gibt Kontakte für die man möglichst immer erreichbar sein möchte und einige Anrufe sind dringender als andere, zum Beispiel weil eine Deadline ansteht oder Sie auf einen bestimmten Rückruf warten. Die Filterfunktion erleichtert es Ihnen, Prioritäten zu setzen. Mit der VIP-Funktion legen Sie fest, welche Anrufer direkt zu Ihnen durchgestellt werden sollen. Werbeanrufe und Anliegen mit niedriger Priorität hingegen kann Ihre ebuero SekretärIn für Sie herausfiltern. So gehen Sie sicher, dass Anrufer mit dringenden Anliegen Sie schnellstmöglich erreichen.

5.    Terminvereinbarung & Koordination

Terminänderungen und -absagen gehören zum Arbeitsalltag. Hier ist es wichtig, den Überblick zu behalten. Ihre ebuero SekretärIn nimmt alle Terminanfragen zuverlässig entgegen. Wenn Sie zusätzlich Ihren Google Kalender mit ihr teilen, kann sie ebenfalls die Terminkoordination mit Kunden, Partnern und Kollegen für Sie übernehmen. Alle Änderungen teilt Sie Ihnen umgehend mit. So bleiben Sie auf dem aktuellsten Stand und verpassen keinen Termin.

Fazit

Die unterschiedlichen Funktionen des Telefonservice lassen sich flexibel an den Arbeitsalltag anpassen und helfen Ihnen die Kommunikation mit Geschäftspartnern, Kunden und Kollegen reibungslos zu organisieren. Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist das essentiell. Denn insbesondere wenn die Kommunikation zur Zeit überwiegend telefonisch und virtuell stattfindet, hilft eine zuverlässige Erreichbarkeit nicht nur dabei, Arbeitsabläufe unkompliziert zu gestalten, sondern auch das Vertrauen in das Unternehmen zu stärken.

 

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Simone Schmidt

Simone Schmidt ist Expertin für effektive Büro- und Arbeitsorganisation. Da sie selbst gerne telefoniert ist sie Spezialistin für Telefonservice geworden. Vom richtigen Verhalten am Telefon bis hin zur Rufumleitung. Sie kennt sich aus.

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