Optimale Büroorganisation – Wie motivierte Mitarbeiter zu mehr Kosteneffizienz im Büro beitragen

Es gibt verschiedene Ansätze, um die Kostenstruktur eines Unternehmens effizient zu gestalten. Das fängt bereits bei der Organisation und Strukturierung des Büros und ganz konkret der Arbeitsplätze der Mitarbeiter an. Hier können kleine Veränderungen große Effekte bewirken. Denn einer der wichtigsten Faktoren für einen erfolgreichen Betrieb ist und bleibt die Motivation der Angestellten. Wie sehr sich die Zufriedenheit der Arbeitnehmer positiv auf die Arbeitsergebnisse auswirkt und Fehlerquoten reduziert, wird häufig unterschätzt.

Große Unternehmen haben den Hebel für mehr Effizienz oft erkannt und haben entsprechende Möglichkeiten, ihren Angestellten durch aufwändig ausgestattete Büros, besondere Vergünstigungen und Angebote den Arbeitsalltag attraktiver zu gestalten. Bekannte Beispiele internationaler Konzerne, die Spielwiesen als Meetingräume, veganes Bio-Essen in der Kantine und persönliche Sport-Coaches zur Verfügung stellen, heben die Messlatte allerdings auf ein für den Mittelstand unrealistisches Niveau an. Wie Mitarbeitermotivation auch auf kleiner Ebene und mit kleinem Budget umgesetzt werden kann, zeigen unsere folgenden Beispiele.

Unterschätzt aber wirkungsvoll: Tageslicht

Die Lichtquelle und -stärke haben einen enormen Effekt auf unser Wohlbefinden. Die Auswirkungen von Tageslichtmangel reichen von Müdigkeit über Konzentrationsschwierigkeiten bis hin zu Kopfschmerzen. Mitarbeiter, die in Räumen mit direktem Tageslicht sitzen, sind deutlich leistungsfähiger und durch eine bessere Gesamtstimmung auch motivierter. Eine künstliche Beleuchtung durch beispielsweise Leuchtstoffröhren strengt die Augen an und ermüdet. Also gilt: Vorhänge auf und Schreibtische ans Fenster! Beachten sollten Sie nur, dass kein direktes Licht auf die Bildschirme fällt, da Spiegelungen wiederum die Sicht negativ beeinflussen.

Frischluft für einen klaren Kopf

Man sollte meinen, dass dieser Tipp längst jedem geläufig ist und beherzigt wird. Und dennoch: Untersuchungen zeigen, dass wir häufig vergessen regelmäßig zu lüften, wenn wir uns den ganzen Tag in den selben Räumlichkeiten aufhalten. Dabei bewirkt frische Luft wahre Wunder: Mehr Sauerstoff macht uns leistungsfähiger und beugt Krankheiten vor, wenn Keime sich nicht vermehren und verteilen können.Bereits fünf Minuten Fenster öffnen reichen aus, um die Luft in einem Raum vollständig auszutauschen. Es handelt sich also um einen geringen Aufwand mit großer Wirkung. Man muss nur regelmäßig daran
denken.

Prävention – ausreichend trinken und Krankheitsausfälle senken

Nicht zu unterschätzen ist die Bedeutung von ausreichender Flüssigkeitsaufnahme über den Tag verteilt. Es klingt einfach, hat aber enorme Auswirkungen auf die Gesundheit: Wenn wir zu wenig trinken, sinkt kurzfristig unser Konzentrationsvermögen, da verdicktes Blut weniger Sauerstoff transportiert. Mittelfristig werden wir anfälliger für Keime und erkälten uns schneller. Da viele Menschen das regelmäßige und ausreichende Trinken schlicht vergessen, kann zum Beispiel die kostenlose Versorgung der Mitarbeiter mit Trinkwasser durch die Aufstellung eines Wasserspender eine sinnvolle Idee sein. Dies ist in aller Regel günstiger als die Verpflegung durch Flaschenwasser.

Firmenevents – über die klassische Weihnachstfeier hinaus

Sei es, mit der Belegschaft zum Bowling zu gehen, ein Aktion-Event wie Hochseilklettern oder einen Städte-Tagestrip zu veranstalten. Viele Verantwortliche scheuen die Ausgaben für Betriebsausflüge, da sie neben den Unkosten für die Veranstaltung auch Zahlungsausfälle im Tagesgeschäft befürchten. Auch wenn sich in den meisten Unternehmen die Mitarbeiter Urlaub für diese Anlässe nehmen, so liegt doch schlimmstenfalls der Geschäftsbetrieb für ein paar Stunden lahm. Sie sollten jedoch nicht unterschätzen, wie sehr eine gemeinsame Aktivität den sozialen Verband innerhalb der Mitarbeiter stärken und sich positiv auf die Arbeitsatmosphäre auswirken kann. Zudem wird die Identifikation der Angestellten mit dem Unternehmen und ihre Loyalität gefördert – schließlich zeigen Sie Ihnen damit ihre Wertschätzung.

Gemeinschaftsräume gestalten – Pausenqualität erhöhen

Auch die optimale Nutzung der Pausenzeiten ist eine Grundvoraussetzung für erholte Angestellte. Durch ein paar einfache Maßnahmen können Sie Ihre Mitarbeiter dabei unterstützen: Schaffen Sie einen Raum, in dem man sich gerne aufhält und in dem eine angenehme Atmosphäre herrscht. Gemütliche Sitzgelegenheiten wie Sofas oder vielleicht sogar Gelegenheiten zum “Power-Napping” bieten die Chance, die Akkus wieder aufzuladen und nach der Mittagspause wieder voll einsatzfähig zu sein. Viele moderne Unternehmen setzen auch auf Sportgeräte, um den Kreislauf anzukurbeln: Von der Dartscheibe bis zum Tischfussball gibt es viele Möglichkeiten. Fragen Sie in Ihrer Belegschaft doch einfach mal rum, welche Wünsche es gibt.

Gesund sitzen – besser arbeiten

Es ist der Klassiker in der Prävention der häufigsten Leiden von Büroangestellten: ergonomische Schreibtischstühle. Viele Arbeitnehmer leiden durch Fehlhaltungen, an Verspannungen,Wirbelsäulenproblemen und Sehnenscheidenentzündungen. Die Ausfallraten durch Krankheitsfälle sind enorm: Nach dem BKK Gesundheitsreport 2014 sind ein Viertel aller Fehltage darauf zurück zu führen. Langfristig rechnet sich die Investition in gute Bürostühle also in jedem Fall. Sie beugen langwierigen und ernsthaften Erkrankungen des Skelett- und Muskelapparates vor und investieren letztlich in die Gesundheit und Einsatzfähigkeit Ihrer Mitarbeiter.

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Laura Keddi

Laura Keddi ist Teamleiterin in der Marketing-Abteilung der ebuero AG. Sie selbst ist bei ihren Kampagnen- und Maßnahmenplänen ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, mit kleinem Budget möglichst viel Wirkung zu erzielen. Ein besonderer Schwerpunkt ihrer Arbeit liegt im Bereich Online- und Kooperationsmarketing.

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