Büromanagement: Was macht einen guten Office Manager aus?

Schon lange ist die rechte Hand des Chefs nicht mehr nur eine Sekretärin, die Schreibaufgaben und Telefonate erledigt oder die Reisekostenabrechnungen aller Angestellten ablegt. Natürlich gehören diese Aufgaben nach wie vor größtenteils zum Tätigkeitsbereich des Office Managers.

Allerdings haben sich im Laufe der Jahre noch jede Menge andere organisatorische Aufgaben hinzugesellt. Nicht umsonst wird oft behauptet, dass der Manager des Backoffice die gute Seele des Büros und somit unverzichtbar ist. Was genau heutzutage von einem Office Manager erwartet wird, erfahren Sie in den nächsten Zeilen.

Immer einen Schritt voraus!

Während vor einigen Jahren die Sekretärin noch hinter dem Chef stand, um ihm mit ihrer Kompetenz nicht nur Arbeit abzunehmen, sondern ihm zudem den Rücken frei zu halten, so positioniert sich der Office Manager mittlerweile vor seinem Boss. Sämtliche Korrespondenz wird von den modernen Chefs heutzutage selbst geschrieben, dafür wird erwartet, dass sich der Office Manager um sämtliche organisatorische Dinge im Büro kümmert und dabei dem Vorgesetzten immer einen Schritt voraus ist. Konkret heißt das, dass der Manager des Büros alles zu jederzeit genau im Blick haben muss, sodass er reagieren kann, bevor die Dinge aus dem Ruder laufen. Dafür sind nicht nur gutes Organisationstalent und Kreativität gefragt, sondern vor allen Dingen eine selbstständige Arbeitsweise und die Fähigkeit, in sämtlichen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren.

Auf PC-Kenntnisse kann trotzdem nicht verzichtet werden

Auch wenn sich das Berufsfeld des Office Managers verändert hat und generell sehr viel vielschichtiger geworden ist, sind die traditionellen PC-Kenntnisse nach wie vor ein Muss. Immerhin wird nicht nur ein Großteil der internen Kommunikation vom Backoffice Manager übernommen, sondern zudem die Verwaltung von Materialien, die Pflege verschiedener Datenbanken, das Erstellen von Kalkulationen und oft sogar Dinge wie die Aktualisierung der firmeneigenen Webseite. Es gilt also: Je umfangreicher die Computerkenntnisse, desto besser die Erfolgsaussichten für diesen Job!

Pluspunkte gibt es für Soft Skills

Wer im Büro arbeitet, muss immer über ein gewisses Maß an Soft Skills verfügen. Allerdings liegt die Messlatte für den Office Manager bei dieser Art von Fähigkeiten um einiges höher. Immerhin agiert er nicht nur im Hintergrund und vom Schreibtisch aus, sondern setzt sich regelmäßig mit Kunden und Mitarbeitern auseinander. Aus diesem Grund stehen neben Kommunikationstalent auch ein sicheres Auftreten, Teamfähigkeit und in vielen Fällen ein gepflegtes Äußeres auf der Anforderungsliste des Jobprofils.

Der Office Manager als echtes Allround-Talent

In den letzten zwanzig Jahren hat sich die Assistenz der Geschäftsleitung von der Sekretärin zum hoch qualifizierten Manager entwickelt, der sich und seine Fähigkeiten jeden Tag aufs Neue unter Beweis stellen muss. Während die traditionelle rechte Hand des Chefs früher auch oft als „Mädchen für Alles“ bezeichnet wurde, wird dem modernen Office Manager heutzutage ein wertvolles Allround-Talent zugesprochen. Im Prinzip sind diese beiden Bezeichnungen gar nicht so verschieden, wie es zunächst scheint. Obwohl das Tätigkeitsfeld eines Office Managers typischerweise um einiges komplexer ist als das einer Sekretärin vor zwanzig Jahren, geht es trotzdem darum, die verschiedenen Verantwortungsgebiete gleichermaßen zu managen und dabei zu jeder Zeit den Überblick zu behalten. Im Klartext bedeutet dies, dass ein Office Manager Talente in allen existierenden Bereichen der Büroorganisation mitbringen muss. Von Kenntnissen in der Betriebs- und Personalwirtschaft sowie Arbeitsrecht, Informationsverarbeitung und Fremdsprachen über Kooperationsfähigkeit, Führungskompetenz, Verantwortungsbewusstsein, Flexibilität, Souveränität, Kommunikationsfähigkeit und Loyalität bis hin zu einer gesunden Eigeninitiative und noch vielem mehr wird vom modernen Office Manager heutzutage um einiges mehr erwartet als früher von der Sekretärin.

Höhere Erwartungen = Höhere Bezahlung

Natürlich haben sich nicht nur die die Tätigkeiten des Berufsbilds und die damit verbundenen Erwartungen verändert, sondern auch die Bezahlung. Mittlerweile ist die Position eines Office Managers eine der besser bezahlten Bürotätigkeiten. Die attraktive Bezahlung in Kombination mit den anspruchsvollen Anforderungen der Tätigkeit sorgt dafür, dass sich auch immer mehr Männer für eine Karriere in der traditionell von Frauen dominierten Berufslaufbahn entscheiden.