Prioritäten setzen mit Hilfe dieser 3 einfachen Erfolgsprinzipien

Sie kennen das sicher! Die Tage sind randvoll mit Aufgaben, Terminen, Telefonaten und Mitarbeitergesprächen, doch am Ende der Woche haben Sie trotzdem das Gefühl, in den wirklich wichtigen Themen kaum vorangekommen zu sein. Vielleicht fühlen Sie sich wie ein Feuerwehrmann, der völlig ausgelastet damit ist, Katzen vom Baum zu retten und kleinere Brandherde zu löschen, aber leider nicht genug Zeit hat, um sich der Prävention großer Waldbrände anzunehmen. Lassen Sie sich nicht das Ruder aus der Hand nehmen! Mit einer sinnvollen Prioritätensetzung werden Sie von den kleinen, unwichtigen Aufgaben im Arbeitsalltag nicht mehr hinweggeschwemmt und behalten das gute Gefühl, aktiv auch die großen Baustellen zu beseitigen.

Das Direkt-Prinzip – Abarbeiten was nicht der Rede wert ist

Es klingt vielleicht paradox, aber Sie sollten konsequent alles sofort erledigen, was Sie weniger als 4 Minuten kostet und zwar unabhängig davon, ob die Aufgaben dringend oder wichtig sind. „Sofort“ heißt in diesem Fall am gleichen Tag, an dem die Aufgaben auf Ihrem Tisch landen. Richten Sie sich hierfür täglich mittags und abends jeweils ein kurzes Zeitfenster ein und befreien Sie sich direkt von diesen „Nicht-der-Rede-wert“-Aufgaben.

Am besten Sie legen dafür eine kleine Box auf Ihrem Schreibtisch (für Notizen, die Sie zum Beispiel während Telefonaten machen) sowie einen eigenen Ordner in Ihrem E-Mail-Postfach an und legen die entsprechenden Aufgaben einfach dort ab. Wenn die Zeit gekommen ist, arbeiten Sie die Zettel und E-Mails einfach ab – ohne Reihenfolge oder Prioritätensetzung. Es sind nämlich genau solche Mikro-To-Do‘s, die eine große psychologische Hürde aufbauen und Ihnen das ungute Gefühl geben, keine Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu haben.

Aufgaben die Sie in weniger als 4 Minuten erledigen können, blasen To-Do-Listen nur unnötig auf und lassen den Alltag stressiger erscheinen, als er eigentlich ist. Außerdem kostet die Priorisierung solcher Aufgaben und Ihre Einordnung auf einer To-Do-Liste in der Regel mehr Zeit, als wenn Sie die Aufgabe einfach direkt erledigt hätten. Also befreien Sie sich von diesen Kleinigkeiten!

Das Zeitfenster-Prinzip – Dafür sorgen, dass nichts „hinten runter fällt“

Dass Sie täglich zwei kurze Zeitfenster (mit klarem Anfang und Ende) für das Direkt-Prinzip brauchen, haben wir gerade schon besprochen. Sie sollten aber auch für alle anderen Themen, die Sie in der Woche bearbeiten wollen, Zeitfenster einrichten. Am besten direkt mit Erinnerungsfunktion in Ihrem E-Mail-Kalender und auf Ihrem Telefon, damit Sie die Zeit nicht vergessen können. Gewöhnen Sie sich an, diese Zeitfenster strikt einzuhalten, denn nur so stellen Sie sicher, dass Sie auch wirklich dazu kommen, jedem Thema einen Teil Ihrer Aufmerksamkeit zu widmen.

Aber nehmen Sie sich nicht zu viel vor! Niemand kann durch perfekte Organisation verhindern, dass es Themen und Aufgaben gibt, die unverhofft reinplatzen und um die Sie sich ad hoc kümmern müssen. Das Leben ist eben leider nicht zu 100 % planbar. Damit Sie flexibel genug auf solche unvorhergesehenen Ereignisse reagieren können, ohne sofort in Stress zu geraten, verplanen Sie am besten nur 60 % Ihrer Arbeitszeit im Voraus. So sollten Sie genug Luft für Überraschungen haben.

Das Kiesel-Prinzip – Die großen Brocken zuerst

 Wir alle tendieren dazu, die dringenden Aufgaben zuerst zu erledigen und übersehen Dinge, die sich zwar weniger lautstark bemerkbar machen, dafür aber gemessen an Ihren positiven Auswirkungen umso wichtiger sind. Das Problem lässt sich gut verdeutlichen, wenn man sich einen großen Zehn-Liter-Eimer vorstellt, der bis oben hin mit Kieselsteinen gefüllt ist. Was passt in diesen randvollen Eimer noch rein? Etwas Sand, Wasser und vielleicht ein paar kleinere Kieselsteine, um die Zwischenräume auszufüllen, aber mehr geht leider nicht.

Die wirklich wichtigen, geschäftsverändernden Aufgaben sind aber ziemlich große Brocken. Schwere und sperrige Steine, die in den mit Kieseln randgefüllten Eimer einfach nicht mehr reinpassen. Und da ist das Problem. Anstatt zuzulassen, dass die kleinen, unwichtigen Kieselsteine und der Sand den Eimer in Windeseile erobern, gilt es, die großen und wichtigen Brocken zuerst in den Eimer zu legen. Kieselsteine und Sand können dann die Lücken füllen, zu mehr fehlt ihnen dann eben leider die Berechtigung.

Einen solchen Eimer sollten Sie gedanklich übrigens immer zu Beginn einer neuen Woche vollladen. Legen Sie die größtmögliche Zahl an großen Brocken, die Sie über die Woche verteilt bearbeiten können, zuerst hinein und füllen Sie dann Leerräume mit den unwichtigeren Dingen auf. Aber nicht vergessen: Verplanen Sie am Montag nicht mehr als 60 % Ihrer Wochenarbeitszeit!